PMI Mexico Chapter

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Newsletter Noviembre 2020 - Guía Rápida para Monitorear y Controlar Proyectos

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La vida real gestionando y liderando un proyecto puede ser muy retador y estresante, pues diversas actividades están en desarrollo en simultaneo, unas detonan a otras, tareas que deben cerrarse y otras abrirse, problemas que resolver, riegos saltan de la nada, ausentismo o falta de recursos humanos, etc.; Así que el Project Manager algunas veces si no es que siempre parece un verdadero malabarista, que en todo momento debe saber la posición exacta de las pelotas a dominar (alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, recursos).

Te presento 5 simples pasos que te ayudarán a gestionar mejor y conocer el progreso de tu proyecto en todo momento.

  1. Enfócate en lo importante: Antes de empezar a monitorear el estatus de tu proyecto necesitas saber dónde enfocar tu atención o la de los “key stakeholders”. Por ejemplo, el presupuesto obviamente es clave siempre mantenerlo monitoreado, por lo tanto, sería buena idea tener control exacto de los gastos. En otros casos puede ser la Calidad un requisito, entonces deberías estar midiendo los elementos del alcance que impacten a los objetivos de la calidad.

    Como era de esperarse, los Project Managers deberían monitorear el desempeño en la famosa triple restricción:
    1. Alcance, ¿estás administrando los cambios correctamente, o padeces la enfermedad “scope creeping”? ¿estás aceptando cambios sin evaluar su impacto o sin deslindar responsabilidad? ¿estás enfocando esfuerzos a esa funcionalidad del software (o maquinaria o proceso, etc) prioritario, o te desvías en el camino?
    2. Tiempo, ¿estas alcanzando los entregables principales en tiempo o más rápido o tarde de lo que esperabas? Usar los “milestones” o hitos son útiles para medir esto.
    3. Costo, ¿estas gastando lo que dijiste que ibas a gastar o más o menos? Una herramienta de flujo de efectivo “cash flow” es muy útil para medir tus gastos y proyecciones.

  2. Plantéate objetivos: Una vez que tienes tus prioridades claras, entonces define que desempeño es el esperado. Por ejemplo:
    1. El presupuesto debe variar en un +/- 5%
    2. Uso efectivo de recursos de desarrollo de software debe ser mínimo del 85%
    3. Cierta tarea de alta prioridad no debe acabarse después de tal fecha (“deadline”)
    4. Cierta característica de calidad debe estar en el rango 3sigma o 6sigma
    5. El presupuesto de contingencia por riesgos no debe exceder al 2% del total del proyecto
    6. Riesgos calificados como de alta probabilidad e impacto no deben exceder a 3

      Lo importante es identificar las métricas que sean realmente representativas para el royecto y para el equipo. Lo más sano y recomendable sería negociar tener cierta flexibilidad o tolerancia con los “sponsors” del proyecto.

  3. Medir progreso contra los objetivos: Algo clave para medir el progreso es generar las líneas base de estas prioridades, para medir el desempeño contra las métricas. La comparación de lo planeado versos lo real es el corazón del monitoreo de cualquier proyecto. Aquí es donde el método del Valor Ganado (“Earn Value”) gana relevancia.

  4. Reporteo efectivo: Medir y entender dónde estas es solo la primera parte. En este punto la comunicación toma gran relevancia. Reportar a los “key stakeholders” los puntos clave del progreso del proyecto es de crucial importancia, así como mantener las expectativas alineadas. Con total apertura y transparencia, ocultar malos resultados nunca es redituable, siempre es mejor poner los progresos y temas buenos y malos en la mesa y buscar soluciones en conjunto, a luego el equipo se entere por otras fuentes de la realidad, pues te aseguro el reclamo vendrá más severo de lo que hubiera sido, sin contar que se pierde la confianza y nuestra reputación.

  5. Personaliza tus reportes: Como indica el PMBOK…” más del 90% del tiempo del Project Manager es estar comunicando”. Esto implica estar al corriente de lo importante y también de lo poco relevante, por lo que el uso de tableros o “dashboards” es muy recomendable, pues te ayudan a estandarizar la información y a enfocarte a lo importante. Hay muchísimos ejemplos y fuentes de donde personalizar uno para cada tipo de proyecto. Sobre todo, impón tu personalidad y aprovéchalo como herramienta de venta de tus habilidades de síntesis y de comunicación.

“no es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho” Séneca

 

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