PMI Mexico Chapter

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Newsletter Septiembre 2020 - Gestión de Tiempo

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Gestión del tiempo, no es cuánto has terminado, si no que impacto estas teniendo”; TIEMPO…imprescindible, indestructible, inherente e inagotable. De un microsegundo al año luz, del pasado al futuro. Nada ni nadie se le escapa y un proyecto no es la excepción, pues está implícito en su propia definición, siendo un esfuerzo coordinado único, temporal que provee un producto/servicio. Como Project Managers sabemos que el tiempo es una de las tres restricciones principales a gestionar y depende de nosotros que se convierta en nuestro enemigo o amigo.

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El “timing” en la vida, como en un proyecto, es crucial; toda esa planeación debe converger en un punto específico en el tiempo, un punto donde inicia la cristalización de una idea en algo material y servible, y sobre todo esperando un cambio con algún nivel de impacto en nuestra forma de vivir como humanidad, idealmente positivo, aunque no siempre es así. Por eso nuestra labor como Project Managers es mantenernos conscientes y enfocados en el objetivo principal, priorizar actividades e hitos que generan un verdadero impacto en la implementación. Lo demás es relleno (cosas complementarias, secundarias y de urgencia).

 En la siguiente imagen se muestra el concepto básico de cómo gestionar el tiempo, donde el envase se puede interpretar como el proyecto, las pelotas son las actividades claves y de alta prioridad y los espacios vacíos se llenan con actividades secundarias y/o urgencias.

Si nosotros llenáramos el frasco primero con la arcilla (actividades secundarias y/o urgencias), después no habría espacio para lo prioritario, es por eso por lo que debemos realizar un análisis de estas actividades clave y saber cuál es la ruta crítica para poder determinar los tiempos del proyecto.

Entrando en materia, El PMBOK nos define la gestión del tiempo como los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.  A continuación, daremos un repaso breve a dichos procesos para mantener estos conceptos frescos y a la mano durante nuestra vida profesional. Debido a lo extenso del concepto, generé unos mapas mentales para mayor claridad, que espero te sean de utilidad. Igualmente pondré varios ejemplos usando Microsoft Project®, que, en mi experiencia, es una herramienta muy útil para gestionar el tiempo (entre otros conceptos), pero sin duda un arma de doble filo, pues puede complicarnos la existencia si no se usa correctamente.

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Nota: Para lograr los ejemplos expuestos en MS Project, identifica la columna de “predecesoras” y pon las letras en base a la dependencia que busques: “FS” (Finish-Start), “SS” (Start-Start), “FF” (Finish-Finish), después de indicar el número de la actividad precedente (por ejemplo: 1SS, así la actividad 2 dependerá de la 1). Puedes agregar adelantos o retardos (“leads - lags”), haciendo lo mismo, pero indicando signo de menos o más (por ejemplo: 1FS + 5d, así la actividad 2 dependerá de la 1, pero iniciará después de 5 días), así:

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Nota: Para agregar recursos en MS Project, puedes registrar los nombres en la columna de “recursos”, y luego puedes hacer uso de las siguientes funciones “uso de tareas”, “planeación de recursos”, “hoja de recursos”. Que aparecen como atajo en la parte inferior derecha.

Ejemplo de asignación de recursos:

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Ejemplo de “uso de tareas”, para evaluar la carga por horas de cada recurso:

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Ejemplo de “planeación de recursos”, dónde se puede ver por recurso las actividades asignadas.

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Ejemplo de “hoja de recursos”, dónde se puede administrar el costo por recurso

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Un punto crucial para el monitoreo de tu proyecto es la generación de la línea base del cronograma en MS Project, primero es importante recordar la definición de “línea base”: Es el plan original ya revisado y aprobado, es decir es como una fotografía inicial para sobre este realizar una comparativa de progreso. Se establece en el momento en que todos los “stakeholders” están de acuerdo con:

  • El trabajo a realizar (WBS)
  • El tiempo de realización (Cronograma)
  • El costo del proyecto (Presupuesto)
  • Línea base técnica: Especificaciones y requerimientos del proyecto definidos por el cliente.

Se pueden generar otras líneas base (1, 2, 3, etc). MS-Project guardará todas las versiones, y estarán disponibles para visualización, comparación & análisis. Ver a continuación un ejemplo:

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El cómo gestionamos nuestros proyectos en el ámbito profesional, es un reflejo de como gestionamos nuestra vida personal. Y si bien hay diferentes estilos de liderazgo, hay ciertas actitudes y aptitudes que te harán mejor administrador. O te hace sentido que alguien desorganizado, olvidadizo, irresponsable, con su vida patas para arriba pueda tener la disciplina, resiliencia y carácter para gestionar un proyecto de manera óptima.  La procrastinación es el peor enemigo del Project Manager. Recuerda estar concentrado en todo momento el que es importante. Me despido con la siguiente frase…

“The most important thing is to make sure that the most important thing remains as the most important thing” (Zita Cobb)

Bibliografía de este artículo:

  • PMBOK 6th edition
  • Participant guide, PMP exam power prep slides and practice exams, by Twenty eighty strategy execution
  • Microsoft Project ®