Gestión de Lecciones Aprendidas

Gestión de Lecciones Aprendidas

art082020-Imagen-1.png

Estimado Colega, ¿Quién está hecho a prueba de errores? ¿Qué proyecto se ha ejecutado de manera impecable y perfecta? Si bien nuestra responsabilidad como profesionales en gestión de proyectos es planear lo más acertadamente posible, y luego ejecutar lo más apegado a la línea base, estaremos de acuerdo que siempre se presentan situaciones que nos hacen ajustar nuestros planes, pero si el objetivo se logra y el ajuste sirve para dar un mejor resultado, servicio o aumenta la satisfacción del cliente podría ser aún mejor que un plan perfecto rígido e inflexible que no logré el objetivo o al menos no al mismo nivel ¿cierto?

En términos generales, un proyecto y/o fase en su etapa de cierre, lo podemos clasificar como exitoso o fallido, pero independientemente si fueron buenos o malos, ambos coinciden en que nos pueden ofrecer información muy relevante a considerar para futuros proyectos y/o fases. Si fue exitoso, la idea sería replicar las mejores prácticas para volverlo a lograr; Y si fue fallido, la idea sería entender donde fueron las oportunidades de mejora y puntos débiles para no repetirlos. - “Me dicen que es de tontos tropezar tres veces con la misma piedra, pero es que ella era una piedra sobre la que merecía la pena caer, resbalarse, hacerse herida…por Marwan”-. Suena insolente ¿no? Bueno, pues parece que es parte de la naturaleza humana el tropezar con la misma piedra, entonces hay que aprender a manejar esta situación. La cuestión será si en nuestros nuevos proyectos queremos ir con los ojos vendados y los dedos cruzados, confiados en que todo va a salir bien, o, podemos iniciar con un atisbo de que dirección seguir o que posibles decisiones tomar con base en las lecciones aprendidas que apliquen para el nuevo proyecto. Gestionando activamente las lecciones aprendidas, nos podemos anticipar y bien vale la pena hacer el esfuerzo de aplicar el proceso, que vamos a revisar más adelante, para aumentar nuestras posibilidades de lograr proyectos exitosos. (recomendación: integra las lecciones aprendidas en tu análisis de riesgos)

¿Qué es una lección aprendida? Es la experiencia y/o conocimiento positivo o negativo que se genera a lo largo del ciclo de un proyecto, y que se toma en consideración al inicio de otro proyecto para fines de mejora continua.

En el PMBOK las lecciones aprendidas aparecen en todas las áreas del conocimiento, ya sea como entradas o salidas, especificadas dentro de los “Activos de los Procesos de la Organización” (en inglés: OPA – Organizational Process Assets). Los cuales se usan para ejercer una influencia sobre el éxito del proyecto. Estos activos de los procesos abarcan planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales, así como también las lecciones aprendidas e información histórica. El consolidado de lecciones aprendidas debe de comunicarse al Project Sponsor y a la PMO.

Con respecto a los procesos de gestión de proyectos, las lecciones aprendidas aparecen en Monitoreo & Control, así como en Cierre (ver abajo las consideraciones principales de cada fase) pero solo en su forma de identificación, también para considerarlas de referencia o bien como actualizaciones al OPA, sin embargo, el proceso de gestión presentado en este artículo de lecciones aprendidas transcurre a lo largo de los 5 procesos, como se mostrará más adelante.

Monitoreo & Control, considera como mínimo las siguientes actividades:

  • Control de cambios
  • Medir el desempeño
  • Identificar varianzas
  • Acciones correctivas
  • Monitorear la gestión de adquisiciones, entre otras.
  • Identificación y registro de lecciones aprendidas

Cierre, considera como mínimo las siguientes actividades:

  • Proceso de cierre administrativo de proyecto y/o fase, así como de contrato(s)
  • Verificar entregables
  • Aceptación formal
  • Lecciones aprendidas

El Project Manager es el principal responsable de gestionarlas, sin embargo, se debe fomentar que todo el equipo participe activamente en su identificación, y la disciplina es la clave para su buena gestión. (recomendación: mantente alerta en todo momento para su identificación, y tan pronto la tengas apuntala de inmediato en cualquier parte: libreta, celular, foto, etc. (en lo personal tengo un archivo de Excel muy sencillo donde registro: fecha, descripción, observaciones/recomendaciones); pero no lo postergues. Posteriormente lo puedes vaciar en una herramienta formal)

El formato básico recomendado debería de contemplar como mínimo los siguientes campos:

art082020-Imagen-2.png

El proceso básico sugerido para la gestión de lecciones aprendidas es:

art082020-Imagen-3.png

Ahora bien, para ampliar nuestra visión en este tema, vale la pena mencionar que en las nuevas metodologías ágiles (por ejemplo: El método Lean Startup, por Eric Ries) integran el concepto de lecciones aprendidas de manera focal en su método de ejecución de proyectos. Puesto que muchas veces los proyectos ágiles o de las llamadas “startup” se dan bajo condiciones de incertidumbre extrema, así como tampoco la idea de éxito y fracaso están polarizados como lo definimos al inicio de este artículo; Pues ahora el concepto es que se necesita del fracaso, experimentación y del continuo aprendizaje para validar un proyecto, prototipo o la hipótesis de una “startup”.

Por ejemplo, el método de Lean Startup considera que en lugar de hacer una planeación a detalle e invertir tiempo y recursos desde el inicio, la idea ahora es hacer cambios constantes, mediante los pasos: Crear -> Medir -> Aprender. Este método introduce varios conceptos clave, como MVP (Minimun Viable Product o Producto Mínimo Viable), entre otros, pero el que tocaremos en este texto es el llamado “pivote” versus mantener el rumbo original, aunque “ojo”, este ajuste está enfocado en la estrategia, pues el objetivo debe mantiene. Cada contratiempo es una oportunidad para aprender cómo llegar al punto donde se quiere ir. El pivote en términos de Project Management, entonces se puede entender como la asimilación de las lecciones aprendidas, que de manera humilde, proactiva y positivamente el líder o equipo considera para decidir si deben mantenerse apegados a la línea base o bien ajustar el plan para poder lograr el objetivo.

Concluyendo, idealmente la gestión de lecciones aprendidas debería de estandarizarse como una parte importante en la metodología de proyectos organizacional, y no solo como un opcional o “nice to have”.  Pues su objetivo es brindar conciencia a través de hechos sobre las áreas de oportunidad y/o buenas prácticas para: proteger el presupuesto, entregar en tiempo, hacer las cosas correctamente a la primera (evitar los mismos errores), compartir el conocimiento, mejorar la productividad, eficiencia y calidad, garantizando la satisfacción del cliente.

Las organizaciones y Project Managers exitosos aprenden de sus experiencias, especialmente si este conocimiento acumulado se preserva, se pone al servicio de los demás, y si es confiable desde su fuente. 

“Equivocarse es de humanos, ocultar los errores es una estupidez, pero no aprender de ellos es imperdonable”

 

Bibliografía de este artículo:

  • PMBOK 6th edition
  • • https://www.leadersummaries.com/ver-resumen/el-metodo-lean-startup
  • Lesson learned training by Tetra Pak (de mi autoría la adaptación del proceso de lecciones aprendidas versus la relación de los procesos de la gestión de proyectos)
  • Frase de conclusión: autor anónimo
  • Secciones llamadas “Recomendaciones” si son de mi autoría en base a mi experiencia
  • Participant guide, PMP exam power prep slides and practice exams, by Twenty eighty strategy execution
  • Lessons Learned Template is brought to you by ProjectManagementDocs.com